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La contabilidad de la nómina

El asiento contable de las nóminas es muy sencillo y, en la mayoría de los casos, es siempre el mismo. Normalmente los programas traen este asiento por defecto, ya que se realiza de forma repetitiva a lo largo de todos los meses, sufriendo muy pocas modificaciones (en cuanto a las cuentas a utilizar) a lo largo del ciclo económico.

A continuación mostraré el asiento con todas las cuentas que pueden llegar a aparecer. En ocasiones, algunas de ellas pueden no aparecer, pero lo que pretendo es que conozcáis qué cuentas son las que forman un asiento de nóminas genérico.

Igualmente indicaré de dónde debéis coger las cantidades para confeccionar el asiento.

Cuenta Nombre de la cuenta DEBE HABER
640 Sueldos y salarios XXX
642 Seguridad social a cargo de la empresa XXX
471 Organismos de la Seguridad Social, deudores XXX
4751 H.P Acreedora por retenciones practicadas XXX
476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores XXX
465 Remuneraciones pendientes de pago XXX

Asiento contable de una nómina.

En las imágenes que se muestran a continuación podéis ver un nómina en la que se detallan cada una de las partes, un ejemplo de nómina y un ejemplo de RLC (Recibo de Liquidación de Cotizaciones).

En esta cuenta se registrará el total devengado de la nómina, es decir, el salario bruto. Se incluirán las percepciones salariales y no salariales.

En esta cuenta se registrará el total devengado de la nómina, es decir, el salario bruto, en el que se incluyen las percepciones salariales y no salariales.

En esta cuenta se recogerán las cantidades correspondientes a la seguridad social que le corresponde a la empresa por tener a los trabajadores en su plantilla. Se considera un gasto propio de la empresa.

En esta cuenta se recogen los derechos de cobro (o compensación) a favor de la empresa. Surgen por situaciones en las que la empresa adelanta al trabajador pagos que le corresponde hacer a la Seguridad Social. Posteriormente, la Seguridad Social se los abonará / compensará a la empresa. Surgen por situaciones de baja por incapacidad o enfermedad del trabajador.

En esta cuenta se recogen las retenciones que la empresa practica en las nóminas a los trabajadores y que ingresará en Hacienda de forma trimestral a través del modelo 111 de liquidación de retenciones. En estos casos la empresa actúa como una intermediaria entre el trabajador y Hacienda.

En esta cuenta se recogen dos conceptos, por un lado la Seguridad Social que le corresponde a la empresa (cuenta 642) y la Seguridad Social que le corresponde al trabajador (en la que la empresa actúa como recaudadora). La suma de ambas supone una obligación de pago a la Seguridad Social y queda documentado en el RLC (Recibo de Liquidación de Cotizaciones). Las deudas con la Seguridad Social se pagan a mes vencido, es decir, la Seguridad Social del mes de julio se pagarán a finales del mes de agosto.

En esta cuenta se recoge el importe líquido a abonar al trabajador.

Caso práctico

Se pagan las nóminas del mes de julio con los siguientes conceptos: sueldos y salarios, 1.250 €; complementos salariales, 248 €; seguridad social cuota patronal, 360 €; Pagos delegados, 120; Seguridad Social a cargo del empleado, 90 €; Retención I.R.P.F.: 240 € Pagamos con cheque bancario.

Reflexión

En los supuestos de Enfermedad común o accidente no laboral, salvo mejora por convenio, los tres primeros días no se devenga salario alguno, mientras que el abono del subsidio entre los días 4º a 15º, ambos inclusive, se atribuye al empresario. A partir del día 16º de baja, la responsabilidad del abono incumbe al INSS, ISM o a la Mutua aun cuando se proceda al pago delegado por el mismo empresario.

En los supuestos de Accidente de trabajo o enfermedad profesional, la responsabilidad del abono incumbe íntegramente al INSS, ISM o a la Mutua,aunque se lleve a cabo mediante pago delegado.

Más información:

http://www.seg-social.es/wps/portal/wss/internet/InformacionUtil/44539/44667

http://asesoresruiz-cabello.over-blog.es/2018/07/pago-delegado-poe-incapacidad-temporal.html

Caso práctico

Un trabajador causa baja por enfermedad común el 4 de julio recibiendo el alta médica el 28 de ese mes. Su base de cotización por contingencia comunes y profesionales durante el mes anterior fueron 1.375 €, no habiendo realizado horas extras ni en el mes ni en el año anterior. Dicho trabajador tiene un contrato indefinido a tiempo completo, con las siguientes retribuciones mensuales habituales:

  • Salario base de 1.100,00 euros/mes.
  • Tres pagas extraordinarias del mismo importe.

Por sus retribuciones y su situación personal y familiar, le corresponde un tipo de retención de 10%.. Tenemos el desglose de su nómina de ese mes:

Devengos:

  • Salario base: 183,33 euros.
  • Prestación IT a cargo del empresario: 330,00 euros.
  • Prestación IT a cargo de la Seguridad Social: 309,38 euros.
  • Total devengado: 822,71 euros.

Deducciones:

  • Contingencias comunes: 64,63 euros.
  • Desempleo: 21,31 euros.
  • Formación profesional: 1,38 euros.
  • Total aportaciones S.S.: 87,31 euros.
  • IRPF 10%: 82,27 euros.
  • Total a deducir: 169,58 euros.
  • Líquido a percibir: 822,71 – 169,58 = 653,13 euros