Trabajo: Sistema de control de documentación

Diseño del sistema de archivo y control

Propuesta de creación de un sistema de control documental que incluya:

• Clasificación de documentos por áreas: contable, fiscal, laboral, legal, comercial, etc.

• Organización física y/o digital.

• Normas internas para registro, codificación, archivo y eliminación.

• Control de accesos según nivel de confidencialidad.

• Protocolo de respaldo y copias de seguridad (si aplica).

• Flujo de entrada/salida de documentos y su trazabilidad.

Puedes usar herramientas como tablas, diagramas de flujo, carpetas modelo, etc.

Protocolo de gestión documental

Crear un manual básico o protocolo interno que incluya:

• Qué documentos se generan, quién los gestiona y cómo se archivan.

• Cuándo y cómo se revisan, conservan o destruyen.

• Roles y responsabilidades.

• Plantillas o registros tipo (ej.: registro de entrada/salida, hoja de control de archivo, etc.)

Presentación profesional

El equipo debe presentar su propuesta de sistema de gestión documental en un informe profesional que pueda entregarse a la dirección general.

Se puede complementar con una infografía o manual visual de procedimientospara entregar a los empleados.

Opcional (para gamificar o ampliar)

Simular una inspección o auditoría donde deban demostrar cómo encuentran y justifican determinados documentos con su nuevo sistema.