Trabajo: El archivo
El archivo
Diseño de un sistema de archivo digital eficiente para la gestión documental
A lo largo del desarrollo del ejercicio académico y profesional, se han generado numerosos documentos relacionados con la actividad administrativa, contable, fiscal y organizativa de la empresa. La adecuada gestión de esta documentación es esencial para garantizar la trazabilidad, el cumplimiento normativo y la eficiencia en los procesos internos.
Por ello, en esta tarea se propone al alumnado diseñar un sistema de archivo digital que cumpla con los principios de eficacia, eficiencia, accesibilidad y seguridad, con el objetivo de facilitar la organización, localización y recuperación ágil de documentos e información relevante.
El sistema propuesto deberá contemplar:
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Una estructura lógica de carpetas basada en criterios funcionales (por áreas, departamentos o procesos) y cronológicos.
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Normas de nomenclatura coherentes y estandarizadas que permitan identificar fácilmente el contenido de cada archivo.
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Protocolos de almacenamiento y conservación según la naturaleza de los documentos (facturas, contratos, informes, declaraciones fiscales, etc.).
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Medidas de seguridad y respaldo que garanticen la integridad y confidencialidad de la información archivada.
Se valorará especialmente la capacidad del alumnado para aplicar criterios técnicos de gestión documental, el uso de herramientas digitales apropiadas (como sistemas en la nube, bases de datos o software de gestión documental) y la propuesta de soluciones que mejoren los tiempos de búsqueda y eviten la pérdida o duplicidad de información.
El resultado final deberá presentarse en forma de manual o guía organizativa, que pueda ser implementada en la empresa simulada como parte de sus procedimientos internos.
Trabajo – Diseño de un sistema de archivo digital eficiente
Título: “Que no se pierda nada – Organización, archivo y normativa documental”
Contexto del reto:
A medida que Locos por las Palas SL crece, también lo hace su volumen de documentos: facturas, contratos, nóminas, impuestos, comunicaciones oficiales… Para evitar el caos y garantizar la trazabilidad documental, el equipo debe diseñar un sistema de archivo digital eficiente y normativo, que asegure el fácil acceso, la organización lógica, la confidencialidad y el cumplimiento legal.
🎯 Objetivo del reto
El objetivo de esta tarea es que el alumnado investigue y diseñe un sistema de archivo digital estructurado, adaptado a las necesidades administrativas y operativas de la empresa, que permita una gestión documental eficiente y cumpla con los requisitos legales en materia de conservación, accesibilidad y protección de datos.
El sistema deberá contemplar una clasificación clara, homogénea y funcional, que facilite la localización, recuperación y consulta de documentos en el trabajo diario, minimizando tiempos y evitando duplicidades o pérdidas de información. Para ello, será necesario analizar las características y tipos de documentación que se generan en el entorno empresarial (facturación, contratos, nóminas, comunicaciones, modelos fiscales, etc.), así como sus periodos legales de conservación y la normativa aplicable (Ley 39/2015, RGPD, normativa tributaria, etc.).
El sistema propuesto deberá incluir:
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Una estructura lógica de archivo (carpetas, subcarpetas, etiquetas u otras herramientas organizativas) basada en criterios administrativos, cronológicos y funcionales.
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Un sistema de codificación y nomenclatura estándar, que garantice la coherencia y comprensión por parte de todo el equipo de trabajo.
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Protocolos de digitalización, indexación y almacenamiento seguro.
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Un plan de copias de seguridad y medidas de protección de datos conforme a la normativa vigente.
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Recomendaciones sobre herramientas digitales que faciliten la implantación del sistema (plataformas en la nube, software documental, etc.).
El resultado del trabajo se presentará en forma de propuesta técnica o manual de archivo, incluyendo una justificación razonada de las decisiones adoptadas y ejemplos prácticos de su aplicación.
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