Trabajo 5: El archivo

Título: “Que no se pierda nada – Organización, archivo y normativa documental”

Contexto del reto:

A medida que Locos por las Palas SL crece, también lo hace su volumen de documentos: facturas, contratos, nóminas, impuestos, comunicaciones oficiales… Para evitar el caos y garantizar la trazabilidad documental, el equipo debe diseñar un sistema de archivo digital eficiente y normativo, que asegure el fácil acceso, la organización lógica, la confidencialidad y el cumplimiento legal.

🎯 Objetivo del trabajo

El objetivo de esta tarea es que el alumnado investigue y diseñe un sistema de archivo digital estructurado, adaptado a las necesidades administrativas y operativas de la empresa, que permita una gestión documental eficiente y cumpla con los requisitos legales en materia de conservación, accesibilidad y protección de datos.

El sistema deberá contemplar una clasificación clara, homogénea y funcional, que facilite la localización, recuperación y consulta de documentos en el trabajo diario, minimizando tiempos y evitando duplicidades o pérdidas de información. Para ello, será necesario analizar las características y tipos de documentación que se generan en el entorno empresarial (facturación, contratos, nóminas, comunicaciones, modelos fiscales, etc.), así como sus periodos legales de conservación y la normativa aplicable (Ley 39/2015, RGPD, normativa tributaria, etc.).

El sistema propuesto deberá incluir:

• Una estructura lógica de archivo (carpetas, subcarpetas, etiquetas u otras herramientas organizativas) basada en criterios administrativos, cronológicos y funcionales.

• Un sistema de codificación y nomenclatura estándar, que garantice la coherencia y comprensión por parte de todo el equipo de trabajo.

• Protocolos de digitalización, indexación y almacenamiento seguro.

• Un plan de copias de seguridad y medidas de protección de datos conforme a la normativa vigente.

• Recomendaciones sobre herramientas digitales que faciliten la implantación del sistema (plataformas en la nube, software documental, etc.).

El resultado del trabajo se presentará en forma de propuesta técnica o manual de archivo, incluyendo una justificación razonada de las decisiones adoptadas y ejemplos prácticos de su aplicación.

📝  Tareas y entregables

1. Investigación práctica:

   • Tipos de sistemas de archivo (alfabético, cronológico, numérico, por materias…).

   • Archivo físico vs. digital: ventajas y retos.

   • Buenas prácticas de nombrado de carpetas y archivos digitales (fechas, códigos, claves, etc.).

   • Normativa mercantil y fiscal: tiempos de conservación documental exigidos por la AEAT y el Código de Comercio.

2. Diseño del sistema de archivo digital:

   • Estructura de carpetas organizada por departamentos, ejercicios o naturaleza documental.

   • Convenciones de nombrado estandarizadas (por ejemplo: 2025-01-Factura-ClienteX.pdf).

   • Propuesta de ubicación: disco compartido en red, Drive, Dropbox, OneDrive, ERP, etc.

3. Protocolo de gestión documental:

   • Manual o guía interna de archivo (mínima, clara y práctica).

   • Instrucciones para el alta, modificación y eliminación de documentos.

   • Seguridad y copias de respaldo: cómo y dónde se almacena la información.

4. Informe legal:

   • Detalle de los plazos legales de conservación documental para:

     • Documentos contables y fiscales.

     • Documentos laborales.

     • Contratos y escrituras.

   • Citas normativas: Código de Comercio, LGT, normativa de protección de datos.

5. Simulación práctica:

   • Crear una carpeta compartida con subcarpetas simuladas y algunos documentos ficticios bien organizados.

   • Simulación de una auditoría: búsqueda rápida de un documento ante un requerimiento.

6. Presentación del sistema:

   • Exposición oral con ejemplos visuales.

   • Defensa del sistema propuesto ante el “departamento de calidad”.

🧠  Competencias y módulos implicados

• Ofimática y Gestión documental: Organización y almacenamiento digital.

• Procesos de comunicación: Clasificación, archivo, sistemas de acceso.

• Empresa y administración: Cumplimiento legal y normativo.

• Simulación empresarial: Aplicación directa a una empresa realista.

🛠️  Herramientas sugeridas

• Google Drive / OneDrive / Dropbox / carpetas compartidas en red.

• Nomenclaturas automáticas con Excel o scripts sencillos.

• Manuales en formato Word o PDF con ejemplos reales.